ホテルのキャンセル料はいつから発生するの？　　　　請求、支払い方法について

予約のキャンセルが増えている⁉

昨今インターネットの普及により、無断キャンセルが増えています。
ホテルのキャンセル料は、予約のキャンセルポリシーに則り、キャンセルが発生した時期や理由によって異なります。

通常、キャンセル料は予約から一定期間前までのキャンセルに適用されます。しかし、自然災害や身内に不幸があったなどやむを得ない特別な事情の場合もあるでしょう。

無断キャンセルはもってのほかですが、やむを得ない事情の場合でもキャンセル料を払わないといけないのでしょうか。、また、いつからどのぐらいの金額を払う必要があるのでしょうか。

キャンセル料はいつから発生するのか？

ホテルのキャンセル料の発生期間は一般的に予約の1週間前から始まります。

キャンセル料の目安は、予約日の7日から4日前までのキャンセルで宿泊料の20％、3日から2日前までのキャンセルで宿泊料の50％、前日のキャンセルで宿泊料の80％です。当日のキャンセルや無断キャンセルの場合、ほとんどのホテルが宿泊料の100％を請求します。

一部のホテルは予約プランごとに異なるキャンセル料を設定していることがあり、事前決済を行う場合もあります。キャンセルに関する詳細な情報は、予約時にホテルのポリシーを確認することが重要です。

キャンセル料の発生基準はあるのか？

◆価格
　最近では、直前までキャンセル料が発生しない通常プランと、安価ですがキャンセル料が100％発生してしまう事前決済のプランを提供するホテルが増えています。また、早割りキャンペーンを行うホテルも多くあります。このようなプランをキャンセルする場合、多くのホテルは事前決済分の返金が不可としていますので、注意が必要です。

◆ホテルの形態
　キャンセル料の発生期間は、施設やホテルの形態によって異なります。たとえば、ビジネスホテルでは前日から当日にかけてキャンセル料が発生することが多いですが、旅館では約1週間前からキャンセル料が発生するところもあります。旅館は食事つきのプランが多く、食材の廃棄リスクなども考慮されるため、早い段階からキャンセル料が発生することが理解されています。

◆季節
　季節ごとのイベントも、キャンセル料の発生期間に大きく影響します。夏休みやお盆、年末年始、ゴールデンウィークなどの大型連休や、クリスマス、バレンタインなどの大きなイベントがある時期はキャンセル料の期間や規定を厳しく設定するホテルもあります。その時期に無断キャンセルなどをされてしまうと、ホテルや旅館としては大きな損害となってしまうため、事前決済しか受け付けていない施設も存在します。

◆イベント状況
　ホテルの周辺でアーティストのライブなどのイベントが開催される場合も、キャンセル料のルールをいつもより厳しくするケースがあります。ライブの開催時期が決定すると、チケットが当選する前に「とりあえず予約」をする人が多くなり、本当に宿泊が必要な人が宿泊予約をできないといった事態になってしまう恐れがあるためです。無駄な予約を防ぐために、ホテルはキャンセル料の発生ルールを厳しくすることも必要かもしれません。

キャンセル料の支払い方法は？

キャンセル料の発生期間に予約をキャンセルしたとしても、どのように支払えば良いのかがわからないという方もいることでしょう。ホテルがキャンセル料を請求する一般的な流れは以下の通りですので、手順が不安なホテル担当者もぜひ参考にしてみてください。

◆ホテルに直接予約した場合
　宿泊予約サイトからの予約が主流になっていると言っても、安心感や確実性を重視し、ホテルへ直接予約をする方もいることでしょう。

　ホテルの公式ウェブサイトから直接予約し、事前決済を選択した場合は、外部からの予約と同様に、登録したクレジットカードからキャンセル料が請求されることが一般的です。一方、電話予約や事後決済を選んだ場合は、後日ホテルからキャンセル料の請求書が送付されることが多いでしょう。

◆外部サイトから事前決済した場合
　事前決済の場合、宿泊予約サイトから予約を申し込むことが一般的です。

　事前決済は、ほとんどの場合、クレジットカードを使用して決済が行われます。この場合、キャンセル料は宿泊料金から差し引かれ、その金額がクレジットカード会社から請求されます。一部の場合では、宿泊料金の100%が請求され、後でキャンセル料との差額分が返金されることもあります。

　キャンセル料の払い方や請求方法は、安全で手軽な方法と言えるでしょう。ただし、キャンセル料のルールはホテルや予約サイトによって異なるため、事前に確認することが大切です。

◆請求がこなかった場合
　キャンセル料の請求がこない場合、ホテルに問い合わせることが確実です。予約情報と事情を伝えれば、支払いの手続きについて教えてくれるでしょう。

　また、一部のホテルは「今回はキャンセル料を免除します」といった形で、特別なケースでキャンセル料を免除してくれることもあります。その際は、その厚意を受け入れるのが良いでしょう。また、将来的に同じエリアを訪れる予定があれば、そのホテルを優先的に利用することも検討してみてください。

キャンセル料を払わないのは法律違反になる？

ホテルのキャンセル料を払わない予約客は一部存在しますが、宿泊約款などでキャンセル料について規定されている場合、予約客はその規定に従ってキャンセル料を支払う必要があります。
支払いを怠ると、最悪の場合、裁判に発展する可能性があるため、予約客はホテルからの請求に早急に応じるべきです。
ホテル側もお客様への理解を示し、問題を円滑に解決する努力が必要でしょう。
 

キャンセル料が未払いでホテルが請求する場合

ホテルがキャンセル料を請求しても、支払ってくれるお客様は限られることが多いです。しかし、ホテルがキャンセル料を徴収することは、経営の安定にとって重要な要素です。そのため、未払いのキャンセル料に対処し、適切な措置を取ることが必要です。お客様とのコミュニケーションや約款の遵守を通じて、円滑な問題解決を目指しましょう。

◆電話、メール、郵便を使う場合
　まずは電話やメールを通じて、キャンセル料の金額や支払期限を明確に伝え、お客様に対して迅速かつ丁寧に督促しましょう。お客様が納得した場合はキャンセル料を支払ってくれることが期待されます。
　
　支払いが確認されない場合は、郵便などで督促状を送付するなど、さらなる措置が必要かもしれません。常識的なお客様であれば、督促に応じてキャンセル料を支払ってくれることでしょう。

　未請求のキャンセル料について対処することは、ホテル経営の健全性を保つために重要なのでやってみましょう。

◆内容証明郵便を使用する場合
　キャンセル料が支払われない場合、内容証明郵便を利用して督促状を送ることは有効な手段です。この督促状には、キャンセル料に加えて遅延損害金の合計金額を要求し、期限内に支払わない場合に法的措置を検討する可能性があることを明記しましょう。

　相手に法的なプレッシャーをかけることで、キャンセル料の回収率を向上させることができます。ただし、法的な措置をとる前に、円滑な解決を模索する姿勢も大切です。

◆訴訟を検討する場合
　内容証明郵便を送付したにもかかわらず、キャンセル料や遅延損害金が支払われない場合、民事訴訟を検討することは一つの選択肢です。ただし、個人相手に対して少額のキャンセル料を争う場合、手間や費用がかかることがあり、おすすめできないこともあります。

　一方で、ホテルが悪質ないたずらや団体旅行の無断キャンセルなどによって大きな損害を被った場合、訴訟を検討する必要性が生じることもあります。訴訟を検討する場合は、法的アドバイスを受けることが重要です。
 

ホテルを守るためにキャンセル料請求をしよう

ホテルのキャンセル料について、お客様とホテルの双方が責任を持つ重要な事項です。どんな理由があっても、予約したホテルのキャンセル料を支払うことは、予約を確保するための一環として重要です。ホテルもお客様を迎えるために多くの労力やリソースを投入しており、予約の取り決めに従うことはお互いにとって公平であると言えるでしょう。

ただし、特別な事情や非常事態の場合には、柔軟な対応が求められることもあります。そのため、お客様とホテルとのコミュニケーションが重要です。ホテル側もお客様が予約段階でキャンセルを減らすための対策を講じることが大切でしょう。